Op 1 juli 2021 is de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen in werking getreden. Deze wet is van toepassing op verenigingen en stichtingen. Deze worden doorgaans bestuurd door goedwillende leden/vrijwilligers die zich niet dagelijks bezighouden met wetgeving en statuten, maar wel belangeloos en met hart en ziel de mouwen opstropen voor hun organisatie. Een aantal situaties (zie hierna) moet in de statuten zijn geregeld. Dit hoeft niet meteen te gebeuren, maar wel bij de eerstvolgende statutenwijziging.
1. Als het hele bestuur ontbreekt:
Er moet een regeling in de statuten zijn opgenomen, waarin geregeld is wie de stichting/vereniging mag vertegenwoordigen als er géén één bestuurder meer beschikbaar is (bijv. het hele bestuur stapt in één keer op of verongelukt), ook wel genoemd: belet of ontstentenis.
2. Geen alleenheerschappij van een bestuurder:
In de statuten mag niet meer geregeld zijn dat een bestuurder méér stemmen mag uitbrengen dan de andere bestuurders bij elkaar. Alleenheerschappij wordt dus verboden. Als in de bestaande statuten een dergelijke regeling is opgenomen, dan móet dat vóór 1 juli 2026 zijn aangepast.
3. Wat te doen bij tegenstrijdig belang van een bestuurder:
Als een bestuurder zaken doet met zijn stichting/vereniging, dan is er sprake van tegenstrijdig belang. Diegene heeft immers twee petten op. In de statuten moet daarvoor een regeling worden getroffen. Die regeling houdt meestal in dat die bestuurder niet deelneemt aan beraadslaging en besluitvorming indien hij/zij daarbij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van de stichting/vereniging. Bij verenigingen kan dan een dergelijk besluit door de ledenvergadering worden genomen in plaats van door het bestuur.
4. Bestuur handelt altijd in belang van de vereniging/aansprakelijkheid:
Als bestuurder – ook als vrijwilliger – kun u aansprakelijk zijn als de werkzaamheden niet goed zijn uitgevoerd. Die aansprakelijkheid ontstaat vooral bij een faillissement. Het is daarom belangrijk dat een bestuurder naar eer en geweten het vrijwilligerswerk doet en daarbij altijd rekening houdt met de geldende wet- en regelgeving. Eén van de belangrijkste zaken daarbij is een goede administratie bijhouden en de financiële cijfers controleren en vaststellen.
De belangrijkste vraag hier kan dan zijn: ‘Had de bestuurder dit kunnen voorzien/kunnen weten?’ Schriftelijke vastlegging van onderzoek, procedure, besluitvorming en/of vergaderen is dan belangrijk.
Kort samengevat gaat het vooral om 3 aspecten die – op termijn – in de statuten moeten worden verwerkt:
• Bestuurders moeten altijd handelen in het belang van de organisatie;
• Bij belet/ontstentenis van het héle bestuur moet altijd een plaatsvervanger zijn aangewezen;
• Bij tegenstrijdig belang van een bestuurder praat en beslist die laatste niet mee.
Conclusie: genoemde Wet heeft niet tot gevolg dat op stel en sprong de statuten van alle stichtingen/verenigingen moeten worden aangepast. Het gaat er voorál om dat bovenstaande zaken besproken en goed geregeld zijn binnen de organisatie. Dat kan ook worden vastgelegd in bijv. een Huishoudelijk Reglement. Bij de eerstvolgende statutenwijziging moeten genoemde clausules wél in de statuten worden opgenomen.
Mr. Arlette L. Cabenda
Notariskantoor Cabenda (notaris-cabenda.nl)
